電話代行サービス利用の流れ

電話代行はクレーム対応も可能?

電話代行はクレーム対応も可能? 電話代行サービスでは、不在時に秘書代わりに取引先からの連絡を受けたり、通販で販売している商品の説明をしてくれたりと、様々な対応をしてくれます。
電話対応のために人を雇うよりもコストはかかりませんし、電話を気にすることなく本来の業務に専念できるというメリットもあります。
そんな電話代行サービスでは、クレーム対応もしてくれるのか、というと、そういうプランを提供しているところもあります。
クレームは感情的な物言いで話がこじれることも起こりがちですが、丁寧な対応で返品等のするべきことをしてくれますし、過剰な謝罪要求や恫喝も、止めてくれます。
もちろん、商品に欠陥があったり、従業員の態度に問題があるということであれば、再び繰り返すことなく、次のクレームが来ないように情報はしっかりと共有してくれるので心配はありません。
クレームだからと、最初からいやいや対応してしまうと、かえって怒りを倍増させてしまうことがありますが、電話代行サービスのスタッフは相手の話をしっかりと聞き、時には共感することで感情を鎮めることもできるのです。
もし、クレーム対応によるストレスが、スタッフの体調を悪くしてしまっているならば、それを解消するためにも電話代行サービスへの依頼を検討してみるべきでしょう。

電話代行サービス利用の流れ

電話代行サービス利用の流れ 電話代行のサービス利用までには、いくつかのステップがあります。まず最初のステップは、問い合わせです。
電話やメール、ホームページなどから、直接問い合わせて具体的な要望を伝えます。
要望を伝えると、最適なプランや料金を提案されるので、納得できれば具体的な見積もりをとり最終判断します。見積もりを確認して契約を決めたら、次のステップは契約です。
申込書に必要事項を記入して、要求された書類を添えて申し込みをして下さい。申込書と必要書類が届けば、電話代行の契約は完了です。
契約が完了しても、すぐに電話代行の利用を開始することはできません。業者と打ち合わせを行い、顧客への対応方法を伝えたり、サービスの利用方法を確認したりします。
打ち合わせが終了したら、実際に電話に出るオペレーターに対する研修を行います。また、オペレーターへの研修と同時に電話機の転送設定をして、準備も整えなければいけません。
全ての準備が完了すれば、ようやく電話代行を利用することができます。
業者によって順番が違ったり別のステップが入ることもありますが、基本的なサービス利用までの流れは同じです。
問い合わせからサービス利用までに必要な期間は、1週間程度とされています。